1. Astutuskirja tilataan Eestin raskaat vetohevoset ry:ltä. Astutuskirjassa on tilaa 25 astutukselle. Lomakkeita on kutakin astutusta kohden 4 kpl väreinä: valkoinen, sininen, vaaleanpunainen ja keltainen. Lomakkeet ovat itsejäljentäviä.
2. Astutustodistus on aina täytettävä astutuksen tapahduttua. Astutukset merkitään juoksevalla numeroinnilla, alkaen kunkin tamman ensimmäisen astutuspäivän mukaan. Kutakin tammaa kohden täytetään vain yksi todistus, vaikka tamma astutettaisiin useampaan kiimaan. Jos siis orilla on jonain keväänä kolme tammaa tulossa astutukseen, jokaiselle tammalle kirjoitetaan oma todistus astutuskirjasta. Aloitetaan tietysti siitä tammasta jonka ori astuu ensimmäisenä ja sen tamman numero on 1. Seuraavaksi astutettu tamma on 2 jne. Joka vuosi tammojen numerointi alkaa ykkösestä.
Oriinpitäjä luovuttaa astutustodistuksen ensimmäisen (valkoisen) sivun tammanomistajalle, kun astutus on tapahtunut ja mahdolliset siihen liittyvät maksut on suoritettu. Muistakaa oriinpitäjän allekirjoitus ja puhelinnumero kohtaan ”Tehtyä astutusta todistaa”. Samoin tammanomistajan osoite ja puhelinnumero!
3. Astutusluettelo lähetetään Eestin raskaat vetohevoset ry:lle vuoden loppuun mennessä. Luetteloon merkitään kaikki astutuspäivät. Luettelo on vapaamuotoinen ja sen voi tehdä itse tai pyytää yhdistykseltämme valmiin pohjan. Astutustodistuksen vaaleanpunainen osa lähetetään astutusluettelon mukana yhdistykselle.
4. Kun tamma on varsonut, syntyneen varsan tiedot täytetään kyseisen tamman astutuslomakkeelle. Vaaleansininen kappale on varsan syntymätodistus ja se luovutetaan tammanomistajalle, kun kaikki astutus ja varsamaksujen on suoritettu. Alimmainen, keltainen lomake jää oriinomistajalle itselleen.
5. Suomessa jalostukseen hyväksytyiltä oreilta on otettava CEM-näyte (tarttuvaa kohtutulehdusta aiheuttava bakteeri, joka leviää astutuksessa). ER-rotuiset hevoset eivät kuulu Hippoksen rodunjalostusohjelmien puitteisiin, joten niille ei CEM ole toistaiseksi pakollinen. Pakollinen vain oreille, joilta kerätään tuore tai pakastespermaa.
6. Eestin raskaat vetohevoset ry:stä voi tilata astutuksiin liittyviä lomakkeita. Vuoden loppuun mennessä, asianmukaisesti täytetty astutusluettelo lähetetään osoitteella: Eestin raskaat vetohevoset ry, Joutnantie 457, 25500 Perniö
